各学院：
根据《徐州师范大学学生档案管理办法》的有关规定，归档2011级新生档案材料。为了确保新生档案材料完整、准确和系统地归档保存，更好地为广大同学服务，请各学院、各新生班认真做好2011级新生已经形成的各类档案材料的搜集、归档工作。
一、归档范围
1.高考报名材料（电子档案）：《江苏省普通高等学校招生考生报名登记表》和《江苏省普通高等学校招生考生体格检查表》；
2.毕业材料：原就读中学提供的《高中毕业生登记表》、共青团材料（如《入团志愿书》、《入团积极分子考察表》）以及成长规划书等材料；
3.奖励材料：原就读中学提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料；
4.处分材料：原就读中学提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；
5.成绩材料：原就读中学提供的学生在校期间学习成绩单等材料；
6.组织材料：中共正式党员或中共预备党员的组织材料（组织材料另行搜集和归档至相应学生党支部）；
7.更正材料：相关部门提供的更改姓名、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；
8.可供组织参考的其他材料。
以上1、2类材料为学生档案必备材料，不得缺失。
二、归档要求及注意事项
1.新生档案材料必须是学生入学前在原就读学校办理完毕的正式文件材料，要完整齐全，如不齐全的应及时向相关部门或单位索取。档案整理工作应做好统计，并如实填写档案条目明细表（见附件），加盖学院公章后统一于10月30日前交就业指导中心。
2.新生档案材料要统一使用专用档案袋封装，需将档案袋上的信息填写完整，归档的各项材料在档案袋材料名称目录中需一一标明；严禁扣留材料。
3.新生档案材料的整理要统一、规范，团员证、获奖证书（或复印件）等发放给学生本人的材料，不属于归档范围。
4.各学院应在10月30日前，将2011级新生档案归档结束，按照学号排序，妥善保管。
5.各学院应对新生档案实行动态管理，及时补充学生在大学期间产生的各种档案材料。
学生工作处
二0一一年九月二十日
